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Administrative Assistant

Req #: 170107972
Location: Belo Horizonte, MG, BR
Job Category: Admin/Secretarial
Potential Referral Amount: 0 US Dollar (USD)
- Organizar a logística de reuniões internas e externas, verificando necessidade de reserva de sala regular ou de Telepresence e/ou conferências telefônicas, mantendo calendários e agendas permanentemente atualizados
- Coordenar viagens de negócios domésticas e internacionais, verificando desde reservas de passagens aéreas e hotéis, logistica no local de saída e destino e preparação das agendas dereuniões em viagem
- Atendimento dos clientes internos e contatos externos que procuram a área
- Processamento de pagamentos de faturas
- Onboarding / offboarding de funcionários: coordenação de pedidos de acesso e computador (PC, blackberry, laptop, fone de ouvido, entre outros), cartões, localização física, estacionamento e cartão de acesso e outras necessidades no caso de novos funcionários
- Atender chamadas e receber mensagens
- Coordenação de eventos internos e externos, como cafés da manhã e almoços
- Controle de estoque de materiais de escritório, copa e limpeza
- Coordenação dos funcionários de Copa e serviços de motoboy
- Controle de visitantes de outras áreas e recebimento de documentação de clientes e órgãos reguladores (solicitação de Compliance)
- Saber priorizar e trabalhar sob pressão
- Ter conhecimento de Word, Outlook, Powerpoint
- Inglês fluente oral e escrito
- Ter postura, iniciativa e discrição
- Atentar ao dress code
- Ter conhecimento dos protocolos de Compliance (ex: chinese wall entre áreas)
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